QUY TRÌNH: TẠO ZALO OA

1. Hồ sơ đăng ký:

Các phương thức xác thực OA:

Xác thực theo tên doanh nghiệp	Xác thực theo tên thương hiệu/ giao dịch khác
· Xác thực bằng công văn yêu cầu mở tài khoản có dấu mộc của công ty. · Xác thực bằng GPKD+ CMND.	· Xác thực bằng công văn và ít nhất 2 hình ảnh chứng minh tên thương hiệu có liên quan đến DN. · Xác thực bằng GPKD+ CMND và ít nhất 2 hình ảnh chứng mình tên thương hiệu có liên quan đến DN.

2. Quy trình và thủ tục đăng ký:

• Đăng ký tài khoản OA cần có: Tên OA, hình đại diện, ảnh bìa, Salogan/tagline( không bắt buộc) và thông tin mô tả

• Thông tin doanh nghiệp đăng ký: tên công ty, email, số điện thoại người đại diện quản lý tài khoản OA.

2.1. Quy trình tạo một Zalo OA:

Bước 1: Đăng ký Zalo OA tại: https://oa.zalo.me/home Có 2 cách đăng nhập: + Đăng nhập bằng sđt và mật khẩu đã đăng ký zalo + Quét mã QR code Click Tạo Official Account mới

Bước 2: Chọn loại tài khoản OA + Click Tạo Official Account mới + Chọn loại tài khoản Doanh nghiệp

Có 2 loại tài khoản, bạn vui lòng chọn loại tài khoản OA doanh nghiệp tương ứng theo nhu cầu:

• OA phổ thông: dành riêng cho đối tượng chưa có Giấy đăng ký kinh doanh, chỉ hoạt động với mục đích chạy quảng cáo. OA không thể sử dụng các tính năng: Nhắn tin, Broadcast và Bài viết, Chatbot, Gọi thoại. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng OA có thể bổ sung Giấy phép kinh doanh để xác thực OA và sử dụng đa dạng các tính năng.

• OA xác thực: dành cho Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh có Giấy phép Đăng ký kinh doanh, OA có 14 ngày để nộp hồ sơ xác thực. Bạn có thể sử dụng các tính năng khác nhau của OA tùy thuộc vào từng loại Gói dịch vụ OA đăng ký.

+ Chọn đăng ký

Bước 3: Tiến hành tạo tài khoản OA Doanh nghiệp bằng cách điền các thông tin ( Thay thế cho nước 3,4,5,6 phía dưới )

• Danh mục hoạt động: Chọn một trong các danh mục phù hợp với lĩnh vực đã đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp/ hộ kinh doanh.

*Tham khảo cách chọn Danh mục phù hợp tại đây.

• Tên Official Account: Tham khảo chính sách tại đây.

Tên OA cần được đặt theo 1 trong 3 loại tên sau:

- Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Giấy ĐKKD);

- Tên nhãn hiệu/ thương hiệu đã được đăng ký với Cục Sở Hữu Trí Tuệ;

- Tên giao dịch khác là tên của loại hình dịch vụ, sản phẩm, dự án của doanh nghiệp hoặc HKD, và không thuộc 2 cách đặt tên trên.

• Thông tin giới thiệu: Cung cấp thông tin giới thiệu về doanh nghiệp/HKD một cách minh bạch, dễ hiểu và không gây nhầm lẫn cho người xem. Tham khảo chính sách tại đây.

• Ảnh đại diện: Kích thước tối thiểu là 150x150px (png, jpg) và dung lượng tối đa 15MB.

• Ảnh bìa: Kích thước tối thiểu là 320x180px (png, jpg) và dung lượng tối đa 15MB.

➞ Nhấn Tạo tài khoản OA

Sau khi tạo OA, Quản trị viên sẽ nhận được thông báo thời gian chờ duyệt & kết quả từ OA Zalo Official Account. BQT Zalo OA thường sẽ phản hồi kết quả trong vòng 2-3 ngày làm việc, có 1 số trường hợp thời gian sẽ lên tới 7 ngày làm việc.

Bước 4: Chọn danh mục + Chọn danh mục con phù hợp với ngành nghề/lĩnh vực/hình thức kinh doanh của doanh nghiệp ( nằm bên dưới Danh mục chính: Doanh nghiệp). + Nếu như lĩnh vực mà doanh nghiệp đang kinh doanh không có trong mục danh mục con thì chọn: Dịch vụ khác.

Bước 5: Nhập thông tin + Điền đầy đủ thông tin: Tên Official Account, Thông tin mô tả, Họ tên và số điện thoại người tạo OA. + Sau khi điền đẩy đủ thông tin chọn : Tiếp tục

Bước 6: Cập nhập ảnh đại diện, ảnh bìa Tiêu chuẩn hình ảnh: + Ảnh đại điện: 150 x 150 pixels, dung lượng tối đa 1MB, định dạng PNG hoặc JPG. + Ảnh bìa: 320 x 350 pixelx, vùng an toàn 320x180 pixelsdung lượng tối đa 1MB, định dạng PNG hoặc JPG. Sau khi cập nhật đầy đủ chọn : Tiếp tục

Bước 7: Nhập địa chỉ doanh nghiệp: + Chọn tỉnh thành, quận/ huyện và nhập địa chỉ tại nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Vui lòng nhập địa chỉ chính xác để giúp OA được tìm kiếm dễ dàng. + Nhấn Hoàn tất để khởi tạo tài khoản Dưới đây là giao diện của một tài khoản OA đã được tạo thành công:

2.2. Quy trình up hồ sơ xác thực:

Bước 1: Vào giao diện của tài khoản OA Chọn mục Quản lý -> Thông tin tài khoản -> Tài liệu xác thực

Sau đó bấm vào nút: Nộp hồ sơ

Chọn một trong hai trường hợp để up hồ sơ xác thực.

Trường hợp 1: Xác thực Oa theo tên Doanh nghiệp: Chọn một trong 2 cách để xác thực

Trường 2: Xác thực OA doanh nghiệp theo tên Thương hiệu/ tên giao dịch khác: Chọn một trong hai cách để up hồ sơ.

Nguyên mục này thay thế cho mục úp hồ sơ xác thực phía trên (2.2. Quy trình up hồ sơ xác thực:)

Bước 1: Đăng ký/ Đăng nhập vào tài khoản Zalo Official Account doanh nghiệp .

1.1 Truy cập đường dẫn http://oa.zalo.me/manage → Chọn OA cần xác thực.

1.2 Chọn mục “Quản lý” → “Quản lý tài khoản”→ chọn tiếp “Xác thực OA”.

Bước 2: Cung cấp tài liệu xác thực

Dựa trên mối liên hệ giữa tên OA và tên đăng ký của Doanh nghiệp hoặc Hộ kinh doanh (HKD), vui lòng lựa chọn 1 trong 3 phương án xác thực sau và gửi đến Ban quản trị Zalo Official Account (BQT ZOA) bộ hồ sơ xác thực OA phù hợp:

[Công văn xác thực theo mẫu tải tại đây]

Phương án 1: Xác thực theo tên đăng ký doanh nghiệp/ HKD với bộ hồ sơ 1A hoặc 1B khi tên OA được đặt theo tên của Doanh nghiệp hoặc HKD trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây để gửi hồ sơ xác thực hợp lệ.

Phương án 2: Xác thực theo tên thương hiệu với bộ hồ sơ 2A hoặc 2B khi tên OA là tên thương hiệu/ nhãn hiệu đã được cấp giấy chứng nhận do Cục Sở Hữu Trí Tuệ cấp.

💡 Yếu tố xác minh tên thương hiệu/ nhãn hiệu là giấy tờ chứng minh được tính hợp pháp của Doanh nghiệp/HKD đăng ký OA trong việc sở hữu hoặc được quyền sử dụng thương hiệu/nhãn hiệu đã được đăng ký trong lãnh thổ Việt Nam theo quy định của Pháp luật.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây để gửi hồ sơ xác thực hợp lệ.

Phương án 3: Xác thực theo tên giao dịch với bộ hồ sơ 3A hoặc 3B khi tên OA là tên giao dịch khác (không thuộc 2 cách trên).

💡 Tên giao dịch khác có thể hiểu là tên của loại hình dịch vụ, sản phẩm, dự án, chương trình mà doanh nghiệp hoặc HKD đang kinh doanh/ triển khai và khác với tên của doanh nghiệp/HKD.

💡 Yếu tố xác minh tên giao dịch khác là các giấy tờ hoặc thông tin để xác định mối liên hệ giữa tên OA (là tên giao dịch khác) với doanh nghiệp hoặc HKD.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây để gửi hồ sơ xác thực hợp lệ.

Bước 3: Điền thông tin

Sau khi thao tác “Bắt đầu xác thực” → “Chọn tài liệu” → nhấn chọn “Tiếp tục”. Trên màn hình sẽ xuất hiện bảng thông tin (với nội dung như hình bên dưới). Quản trị viên OA tiến hành điền “Thông tin doanh nghiệp”, cuối cùng nhấn chọn "Xác thực ngay" để gửi bộ hồ sơ đến BQT Zalo OA.

Lưu ý:

• Vui lòng điền thông tin doanh nghiệp tương ứng với thông tin thể hiện trên Giấy Đăng ký kinh doanh đã tải lên.

• Admin OA kiểm tra thông tin được điền chính xác để quá trình xác thực tài khoản OA được nhanh chóng.

Bước 4: Theo dõi kết quả

• BQT Zalo OA sẽ xét duyệt yêu cầu xác thực OA theo quy trình và chính sách trong vòng 7 ngày làm việc, tuy nhiên trong một số trường hợp, có thể mất nhiều thời gian hơn;

• Trong quá trình xét duyệt, BQT Zalo OA có thể yêu cầu OA cung cấp thêm thông tin hoặc các giấy tờ khác với mục đích đảm bảo Doanh nghiệp/HKD đã đăng ký thành lập và đang hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;

Bước 5: Nhận kết quả

Kết quả xét duyệt xác thực sẽ được gửi tin nhắn thông báo đến Quản trị viên của OA và thông báo mục “Tin nhắn hệ thống” trên trang admin OA tại đây

Các bước cần thực hiện nếu OA bị từ chối xác thực

• Quản trị viên của OA đọc kĩ phản hồi trong tin nhắn từ BQT Zalo OA để thực hiện xác thực lại bằng cách cung cấp lại Bộ hồ sơ xác thực, bao gồm: toàn bộ giấy tờ xác thực đã gửi trước đó cùng với giấy tờ/ thông tin được yêu cầu bổ sung thêm;

• Nếu có thắc mắc khác hoặc khiếu nại, vui lòng gửi email đến [e-mail] để được giải đáp.

Sau khi UP hồ sơ xác thực lên OA sẽ trong trại thái là chờ duyệt hồ sơ Trong vòng 7 ngày hồ sơ có kết quả được duyệt.